Nutzung des Kontos

Bevor wir starten, ein Hinweis: Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die Arbeit mit einem eigenen Konto. Falls Sie die Funktionalitäten nachvollziehen möchten, müssen Sie ein Konto eröffnen und sich einloggen.

Nach dem Öffnen der Archivdatenbank – ein Link finden Sie in der rechten Seitenleiste – öffnet sich ein neues Fenster. Am Seitenkopf befindet sich eine Leiste mit Auswahlmöglichkeiten zur "Registrierung" und "Anmeldung". 

Falls Sie noch kein Konto haben, müssen Sie sich zunächst registrieren. Klicken Sie dazu bitte auf "Registrieren" und füllen zumindest die mit einem Sternchen gezeichneten Pflichtfelder vollständig aus. Wenn Sie das Formular abschicken, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, den Sie bestätigen müssen. Dann wird ein Konto für Sie eingerichtet.

Ohne Konto können Sie in der Datenkbank recherchieren, aber keine weiteren Funktionen nutzen.

Passwort: Sollten Sie das Passwort einmal vergessen, können Sie es unter "Anmeldung" zurücksetzen.

Benutzername: Bei persönlicher Nutzung vor Ort im Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz erhalten Sie einen Nutzungsausweis. Ihr selbstgewählter Nutzername wird dann auf die Ausweisnummer umgestellt und kann von Ihnen anschließend nicht mehr geändert werden.

Anmeldung in ACTApro

Mit Ihrem Benutzernamen und Passwort melden Sie sich unter "Anmeldung" in Ihrem Konto an.

Nach der Anmeldung wird im Hauptbereich des Fensters die Suchmaske angezeigt. Sie können nun eine Freitextsuche starten. Möchten Sie lieber systematisch suchen, wählen Sie in der Kopfleiste "Tektonik" aus.

Genaueres über die Freitextsuche und die systematische Suche in der Tektonik finden Sie auf separaten Seiten. Die Recherche wird hier also nicht erneut dargelegt. 

In der Menüleiste am Seitenkopf finden Sie eine "Merkliste" und einen "Warenkorb" sowie die personalisierten Bereiche "Meine Daten", "Meine Bestellungen" und "Meine Platzbuchungen".

Vornahme einer Platzbuchung

Platzbuchungen nehmen Sie über "Meine Platzbuchungen" vor.

Reservieren Sie sich Ihren Arbeitsplatz bitte, bevor Sie Archivalien bestellen. Nur dann ist gewährleistet, dass die Archivalien vorliegen, wenn Sie das Archiv besuchen.

Zur Reservierung wählen Sie das grüne Feld "Neue Platzbuchung anlegen" ...


... und wählen anschließend im Kalender Ihren Wunschtermin.

Klicken Sie auf "Buchen", wird der gewählte Termin für Sie reserviert.

Arbeit mit Merkliste und Warenkorb

Weitere Funktionen werden Ihnen durch Symbole auf der Ebene des Einzelarchivales angezeigt.


Über das Drucker-Symbol können Sie Verzeichnungsangaben ausdrucken, über das Kopier-Symbold einen Permalink zum aufgerufenen Datensatz kopieren. Mit dem PLUS- oder MINUS-Zeichen blenden Sie die Repräsentationen – das heißt die physischen oder digitalen Erscheinungsformen eines Archivales – ein oder aus. Diese Funktionen stehen Ihnen auch bereit, wenn Sie kein Konto nutzen.

Mit Konto können Sie nun drei weitere Funktionen nutzen:

  • einen Warenkorb: Durch Klick auf den Warenkorb können Sie Archivalien sammeln und anschließend im Bereich "Warenkorb" bestellen.
  • einen Einkaufswagen: Durch Klick auf den Einkaufswagen können Sie ein durch die Suche ermitteltes Archivale bestellen. 
  • ein Lesezeichen: Durch Klick auf das Lesezeichen fügen Sie ein Archivale zunächst zu Ihrer Merkliste hinzu.

Über "Merkliste" in der Kopfleiste können Sie die Archivalien aufrufen, die Sie zuvor Ihrer Merkliste hinzugefügt haben. Sie können die Archivalien drucken, löschen oder dem Warenkorb hinzufügen. Wenn Sie die angezeigten Informationen zu den Archivalien von der Merkliste in den Warenkorb übertragen, werden sie aus jener nicht automatisch gelöscht.

Im folgenden Beispiel wurde das erste Archivale in den Warenkorb übertragen, das zweite (noch) nicht.


Über "Warenkorb" in der Kopfleiste gelangen Sie zu den Archivalien, die Sie in den Warenkorb gelegt haben. Im Warenkorb können Sie sich einen Überblick verschaffen, ob die Archivalien bestellbar sind. Sie können einzelne Archivalien zu einem über das Menü "Meine Platzbuchungen" reservierten Termin bestellen oder diese aus dem Warenkorb auch wieder löschen.

Im Beispiel werden zwei Archivalien zur Ausleihe zum 3. Juni 2024 markiert.

Arbeit mit "Meine Archivalienbestellung"

Unter "Meine Archivalienbestellung" finden Sie alle Archivalien, die Sie über die Datenbank bestellt haben – mit folgenden Angaben:

  • wann die Bestellung aufgegeben wurde;
  • der Art der Nutzung;
  • den Status der Bestellung;
  • den Bestand und einem Link zum Archivale in der Tektonik;
  • den Nutzungstermin für das Archivale.

Dass Archivalien bereitgestellt wurden, geht aus dem Status-Feld hervor bzw. aus der entsprechenden Statusmeldung per E-Mail.

Eine Stornierung nicht benötigter Bestellungen ist nicht möglich. 

Die Archivalien gehen, sofern zwischenzeitlich keine Nutzung vor Ort stattfand, spätestens vier Wochen nach dem Bereitstellungstermin in das Magazin zurück.

Statusmeldung per E-Mail

Zu Ihren Bestellungen erhalten Sie wichtige Statusmeldungen per E-Mail an Ihre angegebene Adresse. Statusmeldungen werden generiert:

  • bei Eingang Ihrer Bestellung;
  • falls es zu Verzögerung der Bereitstellung kommt;
  • falls das Archivgut nur unter Auflagen einsehbar ist;
  • falls das Archivgut gar nicht vorlegt werden kann und
  • das Archivgut in der Aktenausgabe für Sie bereitliegt.

Auch in Ihrem Nutzungskonto können Sie den Bestellstatus jederzeit verfolgen.

Bitte beachten Sie auch, dass abhängig vom Lagerungsort des Archivgutes die Vorlage im Forschungssaal erst nach 1 bis 2 Werktagen nach Eingang der Bestellung möglich sein kann.

Es kann vorkommen, dass Archivalien nicht rechtzeitig zum gebuchten Termin vorgelegt werden können. Bitte reservieren Sie sich in solchen Fällen rechtzeitig einen neuen Termin.

Archivalien, die nicht in der Datenbank nachgewiesen sind

Nicht alle Archivalien sind bereits in der Datenbank nachgewiesen. Für diese Archivalien gilt für eine Übergangszeit noch die Bestellung per Leihschein im Forschungssaal oder per E-Mail von zu Hause. Für die Bestellung per E-Mail ist ein Vorlauf von fünf Arbeitstagen zu beachten.

Zur Datenbank:

Klicken Sie hier, um zur Online-Archivdatenbank zu gelangen.

In der Archivdatenbank verwendete Abkürzungen:

AE = [unverzeichnete] Archivalieneinheit
Bd. (Bde) = Band (Bände)
bes. = besonders
Dep. = Depositum
f. = [eine] folgende [Seite]
ff. = [mehrere] folgende [Seiten]
Geh. = Geheim (-er / -es)
GStA = Geheimes Staatsarchiv
HA = Hauptabteilung
Jh. = Jahrhundert
k.A. = keine Angabe
Kgl. = Königlich (-er / -es)
Kt (Kts) = Karton (Kartons)
lfm = laufender Archivmeter
lit. = literiert
num. = numerisch
PK = Preußischer Kulturbesitz
VE = Verzeichnungseinheit
z.T. = zum Teil