Der Strategieprozess 2024 bis 2026 - Geheimes Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz

'Wofür verwendet das Geheime Staatsarchiv seine Energien?' Oder: Wie organisiert man einen Strategieprozess?

Das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz (GStA PK) hat zwischen Sommer 2024 und Frühjahr 2026 in einem intensiven Prozess seine Strategie für die nächsten Jahre erarbeitet. Die Diskussion haben wir weitgehend eigenständig und ohne Begleitung durch eine externe Beratungsfirma geführt. Bei dieser Entscheidung spielte die Frage der Kosten eine Rolle, aber auch der Wunsch, den Prozess selbst in der Hand zu behalten.

Auch wenn die Arbeit des Geheimen Staatsarchivs schon seit langem strategisch ausgerichtet ist, hat das Archiv im Gegensatz zu anderen Einrichtungen der Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK), zu der das GStA PK gehört, bisher noch kein umfassendes Strategiepapier vorgelegt. Das liegt insbesondere daran, dass die grundsätzlichen Aufgaben des Archivs im Bundesarchivgesetz sowie dem Stiftungsgesetz verbindlich festgeschrieben sind. Dennoch hat sich die Leitung des Archivs 2024 entschlossen, analog zum Verbund der Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK) und anderen Stiftungseinrichtungen eine Strategiediskussion als Grundlage der künftigen Ausrichtung der Arbeit des GStA PK zu führen und ein entsprechendes Papier zu erarbeiten. 

Dabei konnten wir bereits auf eine Reihe von Vorarbeiten zurückgreifen, so auf ein 2005 erstelltes Positionspapier zum Selbstverständnis und zu den Herausforderungen des GStA PK als „Staatsarchiv ohne Staat“[1], auf das Archivstatut der Stiftung Preußischer Kulturbesitz vom November 2010, auf die Vorstellung der Ziele für die Arbeit des Archivs beim offiziellen Amtsantritt der neuen Direktorin 2018[2] und schließlich auf die sogenannten Basisdaten sowie die Vorstellung des Archivs unter dem Motto „Zugang ermöglichen – Überlieferung sichern“ im Rahmen der Evaluierung der SPK 2019–2020. Ebenfalls einbezogen wurden bereits vorliegende interne Strategiepapiere für einzelne Bereiche wie Digitalisierung, Bestandserhaltung oder die Stipendienprogramme, des Weiteren die in den Jahren 2018–2025 erarbeiteten Erschließungsrichtlinien und nicht zuletzt die Vorüberlegungen zu einer strategischen Personalentwicklung. Darüber hinaus folgt das GStA PK dem Leitbild des Verbands Deutscher Archive mit seiner Ergänzung vom 16. Oktober 2025.[3] Die seit 2024 vom Vorstand der SPK erarbeitete Gesamtstrategie der Stiftung, die unter dem übergreifenden Motto „Wir verbinden Menschen, Zeiten und Räume“ sieben Wirkungsfelder benennt, war uns im Verlauf des im Sommer 2024 anlaufenden Strategieprozess eine gute Richtschnur. Dennoch haben wir uns entschieden, unser eigenes Papier anders aufzubauen und von den Aufgaben des Archivs ausgehend Handlungsfelder zu definieren. 

Ziel des Prozesses war es nicht nur, ein Strategiepapier oder einen Zielkatalog vorzulegen, sondern auch uns gemeinsam über Prioritäten und Prozesse zu verständigen, Veränderungsbedarfe zu formulieren und die Grundlagen für eine Umsetzung zu schaffen. Der Strategieprozess war also vor allem auch ein interner Verständigungsprozess. Den Führungskräften und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Archivs soll damit ein gemeinsames Grundverständnis mit Leitplanken und Orientierung für die eigene Arbeit an die Hand gegeben, und die Zusammenarbeit im Haus auf gemeinsamer Grundlage gefördert werden. Die Ergebnisse der Strategiediskussion im GStA PK lassen sich den Zielen der Gesamtstiftung problemlos zuordnen, und sind zudem geeignet, daraus in einem nächsten Schritt konkrete Handlungsziele und Zielvereinbarungen abzuleiten. Nach außen sollen sie zeigen, welche Aufgaben, Prioritäten und Schwerpunkte das Archiv hat, vor welchen Herausforderungen wir stehen und wie wir diese in den nächsten Jahren angehen wollen. Dabei ist uns bewusst, dass eine Strategie niemals abgeschlossen ist, sondern stetig weiterentwickelt werden muss.

Es war uns wichtig, in den Strategieprozess möglichst viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzubinden, viele Perspektiven und Meinungen einzubeziehen und gemeinsame Lösungen zu erarbeiten, deren Umsetzung dann von der Leitung zu verantworten ist. Zur Steuerung des Prozesses wurde ein Lenkungskreis eingerichtet, der zwischen Sommer 2024 und März 2026 insgesamt sechszehnmal zusammenkam. Diesem Kreis gehörten neben der Leitungsrunde aus Direktorin und Abteilungsleiterinnen bzw. Abteilungsleitern auch mehrere Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter aus den Fachbereichen, Vertreterinnen und Vertreter des örtlichen Personalrats und der Gleichstellungsbeauftragten sowie für die Steuerung und kommunikative Begleitung der Referent der Direktion an.[4] In dieser Runde wurden zunächst in einem längeren Diskussions- und Abstimmungsprozess die grundlegenden Ziele der Arbeit des Archivs festgelegt und ausformuliert, die hier im Anhang abgedruckt sind.

Auf der Grundlage dieser Ziele wurden vier fachthemenbezogene Arbeitsgruppen für Überlieferungsbildung, Erschließung, Nutzung und Außenkommunikation sowie eine Querschnitts-AG zur internen Kommunikation vorgesehen. Die inhaltliche Vorbereitung und Begleitung einer jeden Arbeitsgruppe oblag jeweils einer Sponsorin oder einem Sponsor, die aus dem Lenkungskreis gewählt wurden. Nachdem die Arbeitsaufträge von den Sponsoren erarbeitet und im Lenkungsausschuss diskutiert und verabschiedet worden waren, wurden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einer Personalversammlung über die Ziele und das weitere Vorgehen informiert und eingeladen, in den Arbeitsgruppen mitzuwirken. Daneben gab es die Möglichkeit, sich auf einem analogen oder virtuellen schwarzen Brett an der Diskussion zu beteiligen. Die Leitung der einzelnen Arbeitsgruppen lag bei einer Moderatorin bzw. einen Moderator, die aus dem Kreis der Mitglieder des Lenkungskreises und in einem Fall aus dem Kreis der Mitarbeiter kamen. Auf die Begleitung durch eine externe Moderation verzichteten wir bis auf eine Ausnahme. Stattdessen wurde eine Moderatorenschulung durchgeführt, die für den weiteren Prozess sehr wichtig war. Nur die Arbeitsgruppe „Interne Kommunikation“ wurde von einer externen Moderatorin begleitet und fand daher als eintägige Kompaktveranstaltung statt. In den Arbeitsgruppen diskutierten und bearbeiteten die Mitglieder die Themen auf der Grundlage der Arbeitsaufträge in mehreren Sitzungen intensiv und legten jeweils ein Abschlusspapier mit Stellungnahmen und Empfehlungen vor. Diese Papiere sind recht unterschiedlich und reichen von ausformulierten Texten bis zu mit Grafiken und Tabellen angereicherten Präsentationen. Die Sponsoren stellten dann die Papiere im Lenkungsausschuss vor, wo sie nach einem einheitlichen Raster ausgewertet und Prioritäten für die Umsetzung festgelegt oder weiter zu diskutierende Fragen formuliert wurden. 

Die aufbereiteten Ergebnisse der Arbeitsgruppen wurden dann in einem abgestimmten Strategiepapier zusammengefasst und strukturiert. Dieses Papier soll die strategische Grundlage für die Arbeit der nächsten Jahre bilden. Es ist daher notwendigerweise etwas abstrakter formuliert und führt nicht alle konkreten Maßnahmen im Einzelnen auf. Daher beschloss der Lenkungskreis, auf der Grundlage des Strategiepapiers und der konkreten Vorschläge aus den Arbeitsgruppen jeweils für einen Zweijahreszeitraum einen Maßnahmenkatalog mit konkreten Zielen und Vorhaben abzustimmen, die realistisch, aber durchaus auch ein wenig ambitioniert, in diesem Zeitraum umgesetzt werden können. Am Ende dieses Zeitraums, erstmals Anfang 2028, soll dann geprüft werden, ob und inwieweit diese Ziele erreicht werden konnten.

Die Leitung informierte die Mitarbeiterschaft während des gesamten Zeitraums über mehrere Mitarbeitendenversammlungen, Berichte in den Protokollen der Abteilungsleitungssitzungen sowie per Rundmail über den Stand der Diskussion. Zum Abschluss des Prozesses ist eine weitere Versammlung geplant. Außerdem sollen die erarbeiteten Papiere über das Forum – das Intranet der Stiftung –, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Archivs zugänglich gemacht werden. Nach der Diskussion im Lenkungsausschuss flossen die Ergebnisse der Arbeitsgruppen nicht nur in das vorliegende Strategiepapier ein, sondern wurden auch Grundlage für grundlegende organisatorische oder personelle Änderungen, die teilweise bereits in Umsetzung sind. Auch kleinere Maßnahmen (Quick wins) ließen sich schon realisieren. So hat z.B. die Abteilungsleitungsrunde gesonderte Sitzungen für die Jahresplanung in den Bereichen Haushalt und Personal eingeführt, die die Transparenz auf diesen Feldern erheblich erhöht haben. Zugleich hat die Einführung von niedrigschwelligen Austauschformaten den Informationsfluss im Haus verbessert.

Abschließend diskutierten wir die Frage, ob die Strategie des Geheimen Staatsarchivs unter ein Motto gestellt werden sollte oder nicht. Dazu wurden über den gesamten Zeitraum hinweg Vorschläge gesammelt und nach Themen geordnet. Über die fünf vom Lenkungskreis am meisten befürworteten Vorschläge konnten dann alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abstimmen. Da die Abstimmung nicht ganz eindeutig war und erkennen ließ, dass doch recht viele der Meinung waren, dass das GStA PK gar kein Motto führen sollte, wurde dann eine Stichwahl zwischen dem am besten bewerteten Motto Preußens Geschichte – offen für alle und dem Verzicht auf ein Motto durchgeführt. In der Stichwahl entschied sich die Mehrzahl gegen ein Motto.

Am Ende des Strategieprozesses steht ein auf den Ergebnissen der Diskussion beruhendes Strategiepapier sowie ein erster Maßnahmenkatalog. Beinahe wichtiger als diese Papiere war jedoch die Diskussion selbst. Fragt man sich kritisch, was gut oder was weniger gut verlaufen ist, so ist zunächst zu bemerken, dass die Diskussion sich über einen zu langen Zeitraum erstreckt hat, so dass zwischendurch die Gefahr bestand, den Fokus zu verlieren. Dies war nicht zuletzt der hohen Arbeitsbelastung aller Beteiligten geschuldet. Hinzu kommt aber, dass sich der Weg der Strategiediskussion oft erst während des Prozesses entwickelte und nicht einem vorgegebenen Ablauf folgte, wie dies bei Strategieprozessen mit Unterstützung externer Beratungsfirmen der Fall ist. Das war Fluch und Segen zugleich. Der interne Prozess führte zu einer höheren Identifikation der Beteiligten. Dies gilt insbesondere für den Lenkungskreis, der bei einer sehr guten und konstruktiven Grundstimmung intensive, manchmal leidenschaftliche Diskussionen ermöglichte, und auch für die Arbeitsgruppen. Die lange Dauer des Prozesses stellte jedoch die Kolleginnen und Kollegen im Haus vor eine Geduldsprobe, da teilweise nicht mehr allen klar war, wo die Diskussion jeweils stand. Auch war nicht immer deutlich, dass einige wichtige Ergebnisse der Strategiediskussion bereits während des Prozesses in die Umsetzung gingen.

Insgesamt aber hat der Prozess dem Haus gutgetan, so ist zumindest unsere Wahrnehmung in der Leitung. Das vorliegende Strategiepapier sowie der Maßnahmenkatalog für die nächsten zwei Jahre werden, so steht zu hoffen, eine gute Grundlage für die Arbeit des Archivs in der nächsten Dekade bilden.

Anhang: Unsere Ziele 

Die Grundlage der Arbeit des Archivs bilden das Bundesarchivgesetz (BArchG)[5] und das Gesetz zur Errichtung einer Stiftung „Preußischer Kulturbesitz“ (PrKultbG) sowie das „Gesetz über die Stiftung Preußischer Kulturbesitz“ (StiftPKG) vom 28. März 2025[6]. Auf dieser Grundlage[7] bewahren, ergänzen, pflegen und erhalten wir die uns anvertrauten analogen und digitalen Archivalien dauerhaft nach archivfachlichen Standards und machen sie auf analogem und digitalem Weg nutzbar. Wir gewährleisten den Zugang unter Wahrung des Schutzes privater und öffentlicher Belange und ermöglichen die Auswertung im Interesse der Allgemeinheit für Forschung, Wissenschaft und Bildung sowie die persönlichen Belange Einzelner. 

Ausgehend von diesen Grundlagen setzen wir uns folgende Ziele:

• Wir verwahren unsere Bestände dauerhaft auf der Grundlage fachlicher Standards und berücksichtigen Aspekte des bestandsschonenden Umgangs in allen Arbeitsprozessen.
• Alle potentiellen Nutzer*innen kennen das GStA PK. Neue Nutzergruppen sprechen wir proaktiv an und behandeln alle entsprechend ihrer jeweiligen Bedarfe gleich.
• Alle Interessierten können die für sie relevanten Bestände des GStA PK autonom und vom Ort ihrer Wahl recherchieren, auf einfachem Wege bestellen und zeitnah und unproblematisch – analog wie digital – nutzen.
• Das GStA PK erfüllt seine Funktion als Teil der Forschungsinfrastruktur in Deutschland und international, begegnet der Forschung auf Augenhöhe und nimmt am Forschungsdiskurs teil.
• Unsere Arbeit richtet sich an den internationalen Standards aus und wir tragen zur Weiterentwicklung dieser Standards bei.
• Das GStA PK wird mit seinem eigenen Profil und als aktiver Teilnehmer an den Fachdiskussionen in der Archivlandschaft wahrgenommen.
• Das GStA PK stärkt seine Sichtbarkeit und baut sie national und international aus.
• Die Überlieferungsbildung des GStA PK ist transparent; das Archiv betreibt eine nachvollziehbare und proaktive Erwerbungspolitik.
• Für die Einrichtungen der SPK, für die das GStA PK zuständig ist, sind wir ein kompetenter und serviceorientierter Ansprechpartner bei allen Fragen der analogen und digitalen Schriftgutverwaltung und als aufnehmendes Archiv.
• Einheitlichkeit, Nachhaltigkeit und Transparenz werden in allen Bereichen (Arbeitsweisen, Workflows, Informationsvermittlung etc.) nach innen und außen gelebt.
• Das GStA PK ist als Arbeitgeber und als Institution für potentielle Bewerber*innen, Auszubildende und Praktikant*innen attraktiv.
• Die Belange der Beschäftigten und ein gutes Betriebsklima haben einen hohen Stellenwert.

Namentlich gehörten dem Lenkungskreis an: Guido Behnke, Katrin Bernsdorff, Susanne Brockfeld, Claudia Czok, Johannes Götz, Ulrike Höroldt, Silke Jagodzinski, Ingrid Kohl, Sven Kriese, Janina Kunze, Pauline Puppel, Ingeborg Schnelling-Reinicke, Ramon Voges, als Moderatoren unterstützten zudem Mathis Leibetseder aus dem GStA PK und Christiane Ackerhans von der Firma Kraus & Partner.

[1] Jürgen Kloosterhuis, Ein „Staatsarchiv ohne Staat“ – Solitär unter den Staatsarchiven. Positionspapier zum Selbstverständnis und zu den Herausforderungen des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz, in: Der Archivar 58, 2005, Sp. 252-254.

[2] Ulrike Höroldt, Das GStA PK im 21. Jahrhundert. Herausforderungen und Chancen, in: Preußens Akten sind zurück. 25 Jahre Rückkehr der Archivalien des Geheimen Staatsarchivs aus Merseburg nach Berlin, Berlin 2019, S. 53-63.

[3] „Wir handeln als unabhängige Sachwalter im Interesse einer demokratischen und freiheitlichen Gesellschaft auf der Basis des Grundgesetzes.“ Leitbild des VDA, VdA - Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V.: VdA - 16.10.2025.

[4] Namentlich gehörten dem Lenkungskreis an: Guido Behnke, Katrin Bernsdorff, Susanne Brockfeld, Claudia Czok, Johannes Götz, Ulrike Höroldt, Silke Jagodzinski, Ingrid Kohl, Sven Kriese, Janina Kunze, Pauline Puppel, Ingeborg Schnelling-Reinicke, Ramon Voges, als Moderatoren unterstützten zudem Mathias Leibetseder aus dem GStA PK und Christiane Ackerhans von der Firma Kraus & Partner.

[5] Gesetz über die Nutzung und Sicherung von Archivgut des Bundes (Bundesarchivgesetz - BArchG) vom 10. März 2017 (BGBl. I S. 410) in der Fassung der Bekanntmachung vom 6. September 2021 (BGBl. I S. 4122), das durch Artikel 26 des Gesetzes vom 20. Dezember 2022 (BGBl. I S. 2759) geändert worden ist.

[6] Gesetz zur Errichtung einer Stiftung "Preußischer Kulturbesitz" und zur Übertragung von Vermögenswerten des ehemaligen Landes Preußen auf die Stiftung (StiftG) vom 25. Juli 1957 (BGBl I S. 841) in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 224-3, veröffentlichten bereinigten Fassung, das zuletzt durch Artikel 15 Absatz 59 des Gesetzes vom 5. Februar 2009 (BGBl.I S. 160) geändert worden ist. Gesetz über die Stiftung Preußischer Kulturbesitz (StiftPKG) vom 28. März 2025 (Bundesgesetzblatt Nr. 101, 2025).

[7] Bundesarchivgesetz § 3 (1) Das Bundesarchiv hat die Aufgabe, das Archivgut des Bundes auf Dauer zu sichern, nutzbar zu machen und wissenschaftlich zu verwerten. Es gewährleistet den Zugang zum Archivgut des Bundes unter Wahrung des Schutzes privater oder öffentlicher Belange. Dies kann auch durch Digitalisierung und öffentliche Zugänglichmachung im Internet geschehen; StiftPKG § 2: Die Stiftung hat den Zweck, als Kultur-, Bildungs- und Wissenschaftseinrichtung die ihr übertragenen Kulturgüter im gesamtstaatlichen Interesse in ihrem historischen Zusammenhang zu bewahren, zu pflegen, zu ergänzen und zu erforschen. Sie stelle ihren Kulturbesitz für die Öffentlichkeit und die Wissenschaft bereit, erschließt und vermittelt ihn und leistet damit einen Beitrag zum weltweiten Austausch von Wissen und Verständigen zwischen den Kulturen. Die Stiftung nimmt auf ihren Tätigkeitsgebieten auch Fach- und Forschungsaufgaben über die eigenen Sammlungen hinaus wahr.

• Organigramm des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz