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Sicherungsverfilmung
Seit 1961 werden im Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz besonders wichtige Archivbestände auf Mikrofilm gesichert. Ab 2020 entstehen im Zuge der Sicherungsverfilmung auch Digitalisate. Die Digitalisate sollen zeitnah nach der Erstellung für die Benutzung online bereitgestellt werden.
Die in der Sicherungsverfilmung angefertigten Masterfilme sind grundsätzlich von der Benutzung ausgeschlossen, da sie im zentralen Bergungsort (Barbarastollen) sicher eingelagert werden. Bis 2016 wurden die Masterfilme für das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz dupliziert und stehen somit als Duplikatfilm für die Benutzung im Forschungssaal zur Verfügung. Inzwischen werden die originalen Sicherungsfilme nicht mehr dupliziert, sondern gescannt. Somit stehen Digitalisate für die Benutzung zur Verfügung.
Im Jahr 2020 beginnt die Sicherungsverfilmung im Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz mit der schrittweisen Umstellung der Verfilmung auf Digitalisierung. Das Archivgut wird nun in einem ersten Schritt digital aufgenommen, bevor es dann in einem zweiten Schritt mit Hilfe eines Filmausbelichters auf Mikrofilm ausgegeben wird. Die so erstellten Mikrofilme werden wie bisher eingelagert.
Unter welchen Kriterien die zu verfilmenden Archivalien ausgewählt und verfilmt werden, ist in dem Leitfaden "Grundsätze zur Durchführung der Sicherheitsverfilmung von Archivalien“ von 1987 festgelegt.
Hintergründe
Aus der „Haager Konvention zum Schutz von Kulturgut bei bewaffneten Konflikten" von 1954 ergibt sich eine Verpflichtung für die Sicherung von national wertvollem Archivgut. Dieses Abkommen kam unter dem Eindruck bewaffneter Konflikte zustande, bei denen Kulturgüter unwiederbringlich zerstört wurden oder ernsthaft Schaden erlitten. Verantwortlich für die Umsetzung ist das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK); die Aufgabe der Sicherungsverfilmung liegt beim Bund und den Landesarchiven.
Im Zuge der Sicherungsverfilmung wird Archivgut Blatt für Blatt fotografiert. Für die Sicherungsverfilmung werden 35 mm Rollfilme mit einer Länge von 66 m verwendet (schwarz-weiß Negativfilme). Die Archivalien werden nach der Verfilmung wieder ins Magazin rückgelagert.
Die originalen Sicherungsfilme (Master) werden an eine Spezialfirma übergeben und dann bei gleichbleibender Temperatur und Luftfeuchtigkeit in einem staubfreien und luftdicht verschlossenen Edelstahlbehälter eingelagert. Diese Edelstahlbehälter werden regelmäßig in den zentralen Bergungsort (Barbarastollen) in Oberried bei Freiburg im Breisgau verbracht. Dabei handelt es sich um den Untersuchungsstollen eines ehemaligen Bergwerks, der aufgrund von Temperatur und Luftfeuchtigkeit optimale Voraussetzungen für Edelstahlbehälter und Sicherungsfilme bietet. Es ist davon auszugehen, dass die Filme unter diesen klimatischen Bedingungen mindesten 500 Jahre ohne Informationsverlust aufbewahrt werden können. Der Stollen ist mit den blauweißen Kulturgutkennzeichen in dreifacher Form gekennzeichnet und steht somit gemäß Haager Konvention unter Sonderschutz.
Seit 2019 wird die Sicherungsverfilmung sukzessive auf digitale Aufnahmetechniken umgestellt. Die so entstehenden Digitalisate werden aber weiterhin auf Mikrofilm ausbelichtet, denn die lange Halbarkeit des Mikrofilms ist auch in Zeiten starken digitalen Wandels konkurrenzlos. Außerdem eignet dem Mikrofilm der unbestreitbare Vorteil, dass er mittels einer Lichtquelle und einfachster optischer Verfahren (Lupe!) lesbar ist. Weitere Argumente für die Unentbehrlichkeit des Mikrofilms sind in der Saarbrücker Erklärung zusammengefasst.