Datenschutz - Geheimes Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz

Es ist dem Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz ein wichtiges Anliegen, verantwortungsvoll mit Ihren persönlichen Daten umzugehen. Daher wird in den folgenden Abschnitten erläutert:

• wer für die Webseite datenschutzrechtlich verantwortlich ist
• in welcher Form personenbezogene Daten verarbeitet werden einschließlich einer Beschreibung des jeweiligen Zweckes und der Benennung der jeweiligen Rechtsgrundlag und
• welche Rechte Nutzer dieser Webseite haben

I. Wer ist für Inhalte und Pflege der Webseite verantwortlich und wer kümmert sich um den Datenschutz?

Für diese Webseite ist im Sinne des Datenschutzes ist die Stiftung Preußischer Kulturbesitz verantwortlich, gesetzlich vertreten durch den Präsident Prof. Dr. hc. mult. Hermann Parzinger. 

Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Von-der-Heydt-Straße 16-18
10785 Berlin
Deutschland
Tel.: +49 (0)30 266 412889
E-Mail: info@hv.spk-berlin.de
Webseite: www.preussischer-kulturbesitz.de 

Für Fragen zum Bereich Datenschutz gibt es in der Stiftung Preußischer Kulturbesitz eine Datenschutzbeauftragte als Kontaktperson, die Sie unter unserer vorgenannten Postanschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragte“ oder per Mail erreichen können:

E-Mail: Datenschutzbeauftragte@hv.spk-berlin.de

1.    Bereitstellung des Webangebots und Erstellung von Logfiles

Beim Aufrufen unserer Webseite werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Webseite gesendet. Diese Informationen werden temporär in einer sog. Logfile gespeichert.

a.    Datenkategorien

Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Name und URL der abgerufenen Datei,
• Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

b.    Verarbeitungszweck

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Webseite,
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Webseite,
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Betreibung der Website dient dabei der Öffentlichkeitsarbeit der Stiftung.

c.    Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung liegt in der Wahrung berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG. Die Bereitstellung der Webseite ist Teil unserer Öffentlichkeitsarbeit.

d.    Empfängerkategorien

Unsere Webseite liegt auf einem Server der Firma Mittwald. Auch der Betreiber unserer Webseite, die Firma graphodata AG, hat Zugriff auf die oben genannten Daten.

Das Geheime Staatarchiv Preußischer Kulturbesitz und die Stiftung Preußischer Kulturbesitz hat die Agentur graphodata AG und den Serverbetreiber Mittwald sorgfältig ausgewählt. graphodata AG und Mittwald sind an die Weisungen des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz und die Stiftung Preußischer Kulturbesitz gebunden und werden regelmäßig kontrolliert.

Für die Auswertung der Logfiles, die bei der Nutzung der Online-Archivdatenbank (ARGUS) angelegt werden, haben wir die Firma Startext beauftragt. Mitarbeiter dieser Firma haben Zugang zu den Daten, die von der Online-Archivdatenbank erhoben werden.

e.    Speicherdauer

Die Firma Mittwald speichert die Daten für folgende Zeiträume:

Die anonymisierten IP-Adressen werden für sieben Wochen aufbewahrt.

Error-Logs, die fehlerhafte Seitenaufrufe protokollieren, werden nach sieben Tagen gelöscht. Diese beinhalten neben den Fehlermeldungen die zugreifende IP-Adresse und je nach Fehler die aufgerufene Webseite.

Zugriffe über FTP werden anonymisiert protokolliert und für sieben Wochen aufbewahrt.

Bei Nutzung der Online-Archivdatenbank wird die Logfile für einen Zeitraum von sechs Monaten von der Firma Startext aufbewahrt.

2.    Cookies

Auf dieser Webseite werden Cookies eingesetzt. Hierbei handelt es sich um kleine Text-Pakete, die von einer Website an den Browser geschickt werden können und von diesem gespeichert und wieder zurückgeschickt werden.

Technisch erforderliche Cookies werden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG verarbeitet. Die Verarbeitung von Cookies zur statistischen Auswertung erfolgt ausschließlich mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zudem werden Cookies gesetzt bei Nutzung der Online-Bibliotheksdatenbank, die Teil des Gemeinsamen Verbundkatalogs GBV ist. Der GBV benutzt Cookies und erhebt Daten. Die Daten werden erhoben, ohne dass das Geheime Staatsarchiv davon Kenntnis erlangt und darauf Einfluss nehmen kann. Informationen zu Cookies und zur Datenerhebung durch den GBV finden Sie auf der Betreiberseite.

a.    Datenkategorien

Von den Daten, die übermittelt werden, wenn Sie diese Webseite besuchen, speichert das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz folgende Informationen:

• Browsertyp / -version
• Betriebssystem
• Referrer-URL (die weiterleitende Seite)
• Datum, Uhrzeit und Verweildauer der Serveranfrage
• Aufgerufene Seite/n und Datei/en
• Pseudonymisierte IP-Adresse
• Herkunftsland
• Häufigkeit des Aufrufs der Webseite

b.    Verarbeitungszweck

Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Webseite bereits besucht haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht.

Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Besuchen Sie unsere Seite erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Eingaben und Einstellungen sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.
Weiter setzten wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Webseite statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten. Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Seite automatisch zu erkennen, dass Sie bereits bei uns waren. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht.

c.    Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG. Die Bereitstellung der Webseite ist Teil unserer Öffentlichkeitsarbeit.

d.    Empfängerkategorien

Für die Webanalyse setzt das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz die von Datenschützern empfohlene Nutzungsanalyse-Software Matomo (vormals Piwik) ein. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ermöglicht uns eine Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Wir sind in durch die Auswertung der gewonnenen Daten in der Lage, Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Webseite zusammenzustellen. Dies hilft uns dabei unsere Webseite und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern. Durch eine automatische Anonymisierung der IP-Adressen können die erhobenen Daten nicht mehr bestimmten Personen zugeordnet werden. Damit ist ausgeschlossen, dass Nutzungsdaten oder Nutzungsprofile mit personenbezogenen Daten in Verbindung gebracht werden. Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern unseres Dienstleisters. Eine Speicherung der personenbezogenen Daten der Nutzer findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

e.    Speicherdauer

Die technisch notwendigen Cookies werden im Regelfall mit dem Schließen des Browsers gelöscht.

Darüber hinaus werden Webanalyse-Cookies oder ein Matomo-Deaktivierungs-Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert. Es handelt sich dabei um sog. persistente Cookies, die automatisiert nach zwei Jahre gelöscht werden. Sie können diese Cookies außerdem in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit selbst löschen. 

f. Widerrufrecht

Sie können sich hier entscheiden, ob Sie mit der Erfassung und Analyse oben beschriebener statistischer Daten durch das Geheime Staatsarchiv Preußicher Kulturbesitz einverstanden sind.

BITTE BEACHTEN SIE: Wenn Sie in Ihrem Browser das automatische Löschen der Cookies aktiviert haben, wird beim Beenden des Programms auch der Deaktivierungs-Cookie gelöscht. In diesem Fall müssen Sie beim nächsten Aufruf dieser Webseite der Datenerfassung erneut widersprechen. Auch wenn Sie einen anderen Computer oder einen anderen Webbrowser verwenden, müssen Sie der Erfassung Ihrer Daten erneut widersprechen.

Nähere Informationen zu den Privatsphäreeinstellungen der Matomo Software finden Sie auf der Webseite von Matomo.

3.    Kontaktaufnahme, Abonnements

a.    Verarbeitungszweck

Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns per E-Mail, über die Formulare Allgemeine Anfrage, Archivalienbestellung, Digitalisatbestellung und den Shop oder auf anderem Wege zur Verfügung stellen, verarbeiten wir (im Zuge einer schnellen und kostengünstigen Kommunikation) zur Beantwortung und Erledigung Ihrer Anfragen und ihrer Bestellungen sowie zur Vorbereitung und Begleitung Ihres Besuchs.

b.    Rechtsgrundlagen

Sollten Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten gegeben haben, ist Art. 6 Abs. lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung.
Sollten wir Ihre Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen verarbeiten, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage.
In allen anderen Fällen ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG die Rechtsgrundlage. Die Datenverarbeitung ist in solchen Fällen erforderlich für die Öffentlichkeitsarbeit.

c.    Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald feststeht, dass sie zu dem Zweck der Erhebung nicht mehr gebraucht werden.

4.    Bilder und Videos von Personen auf der Webseite

Auf unserer Webseite sind unter Umständen Personen auf Bildern oder in Videos zu erkennen. In diesem Fall erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG. Wenn Sie betroffen sein sollten, dann haben Sie das Recht, der Verwendung zu widersprechen.

In Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben Sie uns gegenüber folgende Rechte:

• das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• das Recht auf Berichtigung und Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO),
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Sie haben zusätzlich das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz ist der Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BfDI) zuständig.

V. Änderung der Datenschutzerklärung

Das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz behält sich vor, die Datenschutzerklärung entsprechend der technischen Weiterentwicklung und veränderter gesetzlicher Rahmenbedingungen anzupassen. Den jeweiligen Stand dieser Datenschutzerklärung finden Sie am Ende der Erklärung.

Stand: 15. Januar 2020