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Schriftgutverwaltung
Das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz nimmt in Anwendung des Bundesarchivgesetzes (§ 3 Abs. 4 BArchG) die Aufgabe der Beratung bei der Schriftgutverwaltung für die Einrichtungen der Stiftung Preußischer Kulturbesitz mit Ausnahme der Staatlichen Museen zu Berlin wahr. Dieser Auftrag umfasst sowohl kurz- und mittelfristig die Ablage und Organisation der erwachsenden Unterlagen als auch zukunftsorientiert die Einführung der E-Akte.
Grundsätze der Schriftgutverwaltung
Schriftgutverwaltung – das klingt für viele nach Vergangenheit und Langeweile. Passt dieses Thema eigentlich noch ins 21. Jahrhundert? Die klare Antwort lautet: Ja! Zwar ist eine geordnete Schriftgutverwaltung im Zeitalter der durch elektronische Kommunikation verursachten Medienbrüche eine Herausforderung. Zugleich ist sie aber eine große Chance, da ihre Ziele (insbesondere Transparenz, effizientes Zusammenarbeiten und Wahrung der Rechtssicherheit) hochgradig aktuell sind. Hierbei unterstützen Archive Schriftgutbildner im Rahmen ihrer jeweiligen archivischen Zuständigkeit, indem sie bei der Erstellung der für die Schriftgutverwaltung erforderlichen Instrumente, z. B. eines Aktenplans, behilflich sind.
Die Beratung der schriftgutbildenden Organisationseinheiten stellt somit sicher, dass nach dem Prinzip der Aktenmäßigkeit durch eine vollständige und nachvollziehbare Aktenführung der Stand einer Sache jederzeit zu erkennen ist. Da hierfür alle entscheidungsrelevanten Unterlagen zu verakten sind, ist die Frage der Aktenrelevanz ein zentrales Thema in der Beratung bei der Schriftgutverwaltung.
Auch nach der Aktenschließung stehen Archive den aktenbildenden Stellen beratend zur Seite, indem sie über die Aussonderung und Archivierung des Schriftguts informieren und die abgebenden Stellen dabei begleiten.
Da die Unterlagen den aktenbildenden Stellen nach Abschluss der Bearbeitung noch zur Verfügung stehen sollten, sind entsprechende Aufbewahrungsfristen festzulegen, die sich in einigen Bereichen an rechtlichen Vorgaben orientieren, jedoch überwiegend individuell bestimmt werden.
Sollen Akten bereits vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen ausgesondert werden, besteht die Möglichkeit der Aufnahme der Unterlagen in ein Zwischenarchiv. Hier stehen die Akten der abgebenden Stelle weiterhin zur Verfügung, wobei sie weder bewertet noch anderweitig archivisch bearbeitet werden.
Das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz leistet seinen Beitrag zur Förderung einer geordneten Schriftgutverwaltung in den Einrichtungen der Stiftung Preußischer Kulturbesitz sowohl durch persönliche Beratung der Beschäftigten bzw. Organisationseinheiten als auch in der Bereitstellung von Handreichungen und Empfehlungen.
Einen detaillierten Einstieg in die Schriftgutverwaltung bietet folgende grundlegende Literatur:
- Hoffmann, Heinz, Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden – Einführung in die Praxis. Eine Darstellung des Bundesarchivs (BBS-Sonderdruck), 2. Aufl., Köln 2005. Download-Möglichkeit.
- Moderner Staat – Moderne Verwaltung. Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR), hrsg. vom Bundesministerium des Innern, Berlin 2001. Online-Version.
- Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit, hrsg. vom Bundesministerium des Innern, Berlin 2012. Online-Version.
- Popp, Christoph, Akte, Vorgang und Vermerk. Ein kurzer Leitfaden zur Vorgangsbearbeitung und Schriftgutverwaltung, 2. Auflage, Mannheim 2018. Online-Version.
Einführung der E-Akte
Nach den Bestimmungen des 2013 in Kraft getretenen E-Government-Gesetzes müssen die Behörden und Einrichtungen des Bundes in den kommenden Jahren die E-Akte einführen. Die herkömmliche papierbasierte Aktenführung wird also durch eine elektronische Aktenführung ersetzt.
Diesem Auftrag des E-Government-Gesetzes trägt das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz Rechnung, indem es die Federführung in dem Projekt zur Einführung der E-Akte in der Stiftung Preußischer Kulturbesitz übernommen hat.
Da es sich bei der Einführung der E-Akte insbesondere um ein Organisationsprojekt handelt, steht die Festlegung und Optimierung organisatorischer Regelungen im Fokus. So konnte bereits ein in allen Einrichtungen der Stiftung Preußischer Kulturbesitz anzuwendender Rahmenaktenplan erarbeitet werden, der die Grundlage für die Dokumentenablage in der E-Akte bilden wird.