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Urkunden verpackt und digitalisiert
News vom 08.10.2020
Das GStA PK verbessert die Urkundenlagerung. Dadurch verlängern sich die Bereitstellungszeiten für alle Urkundensammlungen. Künftig ist bei Bestellungen eine Vorlaufzeit von 2 Wochen zu berücksichtigen. Grund hierfür ist die konservatorisch notwendige Montage und Neuverpackung von Urkunden vor einer Benutzung bei gleichzeitiger Digitalisierung. Ihr Vorteil: die Handhabe der Urkunden wird künftig wesentlich leichter und Digitalisate können zu nur noch 4 Euro pro Aufnahme (Auftragsart DIG-DUP / DIGS-DUP) bezogen werden. Der Startschuss fiel am 1. Oktober 2020.
Derzeit liegen die Urkunden meist gefaltet in einer ungeeigneten Verpackung vor (Abb. 2). Die Siegel sind zumeist nicht geschützt. In diesem Zustand ist eine Nutzung der Urkunden aus bestandserhalterischer Sicht nicht zu verantworten. Daher haben wir uns dazu entschlossen, die Urkunden vor einer Benutzung in der hauseigenen Restaurierungswerkstatt aufzufalten, ggf. planzulegen und auf einen Museumskarton zu montieren und in alterungsbeständigen Verpackungen unterzubringen (Abb. 1 und 3). In erster Linie handelt es sich hierbei um eine konservatorische Maßnahme, die zur verbesserten Lagerung und Nutzung der Urkunden beiträgt. Gleichzeitig wird bei der Umverpackung die Digitalisierung der Urkunden „dazwischen geschaltet“, da die Urkunden für die Montage und Verpackung ohnehin aufgefaltet und ggf. plangelegt werden müssen. So kann direkt nach dem Auffalten ein Digitalisat der Urkunde erstellt werden – Konservierung, Restaurierung und Digitalisierung sind hierbei eng miteinander verzahnt.
Nutzenden können nun vorrangig die Digitalisate der Urkunden vorgelegt werden. Dennoch ist eine Nutzung der Originale weiterhin möglich. In jedem Fall steigt der Komfort für die Benutzung durch die Urkundenmontage und Neuverpackung – umständliches Aus- und Einpacken sowie Auffalten der Urkunde entfallen – als auch durch die Digitalisierung und geplante digitale Bereitstellung. Gleichzeitig können die wertvollen Urkundebestände sicher gelagert werden und aufgrund der vorrangigen Nutzung der Digitalisate geschont werden.
Bei notwendigem Restaurierungsbedarf an Siegeln oder Pergament verlängert sich die Bearbeitungsdauer. Des Weiteren kommt es bei Bestellungen von mehr als 25 Urkunden zu einer gestaffelten Bereitstellung.
Beispiel unverpackter Siegel und Schädigung des Pergamentes in der Originalverpackung © GStA PK / Christine Ziegler
Beispiel einer neuen Urkundenmontage und -verpackung © GStA PK / Christine Ziegler