Verzeichnungsrichtlinien

Ohne Verzeichnung wäre die Benutzung im Archiv unmöglich: beim Verzeichnen wird jedes Archivale (Urkunde, Akte, Karte usw.) in seinen wesentlichen Inhalten beschrieben und erhält seine eindeutige Signatur. Diese Angaben stehen dann allen Nutzer*innen in der Archivdatenbank zu Recherche und Bestellung zur Verfügung.

Erschließung war und ist eine Kernaufgabe der Archive; daher hat es im Laufe der Entwicklung immer wieder entsprechende Vorgaben gegeben. In den letzten Jahren hat sich die Archivwelt durch die Digitalisierung stark verändert. Die Zugänglichkeit von Erschließungsinformationen über die Webseiten der Archive oder über gemeinsame Portale wie die Deutsche Digitale Bibliothek und das Archivportal D sind längst selbstverständlich geworden. Zugleich ist aber in den Archiven noch viel Arbeit zu leisten, um die Erschließungsinformationen für alle Bestände online zugänglich zu machen. Auch die Suchstrategien der Archivnutzer*innen sind in den letzten Jahren anders geworden. Die Suche erfolgt vielfach nicht mehr systematisch, sondern über Schlagworte. Es erscheint sinnvoll, in der Art der Präsentation der Erschließung im Netz darauf Rücksicht zu nehmen, z. B. im Hinblick auf die Titelformulierung und die Verwendung von Normdaten. Dazu gehören auch Fragen differenzierter Erschließungstiefen, der Gestaltung des Vorworts u. a. vor dem Hintergrund der Barrierefreiheit und die Anforderungen an die Onlinestellung. Ziel ist es, den Nutzerinnen und Nutzern möglichst viele Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie in die Lage versetzen, für das jeweilige Forschungsthema relevante Informationen online zu ermitteln.

Vor diesem Hintergrund werden im Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz die Vorgaben für eine zeitgemäße Beschreibung von Archivalien überarbeitet; bereits existierende Richtlinien aus Bund und Ländern sind dabei in die Überlegungen mit einbezogen. Für Akten und Urkunden liegen die entsprechenden Verzeichnungsrichtlinien bereits vor; die übrigen Archivaliengattungen werden sukzessive folgen. Mit der Onlinestellung dieser Verzeichnungsrichtlinien wird interessierten Nutzer*innen hiermit auch eine Handreichung gegeben, um die Art der archivischen Erschließung nachzuvollziehen und zu verstehen, welche Informationen er auf Ebene der Findmittel in welcher Form erwarten kann.

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